临汾电大档案知识宣传

作者：admin来源：未知时间： 2019-08-24 人气：

为积极响应省、市关于开展“6.9档案宣传日”活动的要求，进一步加强广大教职员工对档案的重要性的认识，增强档案意识，提高对档案工作的重视程度，普及档案相关法律知识。本网站决定刊发专门文章，围绕档案知识普及、档案法规普及、文件材料的收集、文件材料整理进行宣传，以促进广大教职员工对档案工作的认识，增强档案管理的本领。

一、档案知识普及

1.档案的概念

档案法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织、以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形成的历史记录。（《档案法》第二条）

档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。（档案工作基本术语DA/T1-2000）

2.档案的特点

档案具有如下特点：

（1）原始性（本质属性）

（2）真实性

（3）有效性

（4）多样性

3.档案的作用

记录作用：好记性不如烂笔头。----存史

凭证作用：口说无凭，立字为证。----维权

参考作用：前事不忘，后事之师。----资政

教育作用：以史为鉴，以史育人。----育人

4.档案发展历程：

结绳记事--甲骨金石--简牍缣帛--铁券金册--纸墨文书--音像制品--电子文件，即：甲骨档案--石刻档案--简牍档案--羊皮档案--纸质档案--声像档案--实物档案--电子档案。

5.档案工作重要性

人类历史空间相连，时间相续，成为不可分割的时空统一体。维系这个时空统一体的事物，就是档案。档案无处不在。档案是历史主体直接形成的历史记录，是再现历史真实面貌的原始文献，具有重要的凭证价值。档案工作对于其他工作具有不可估量的促进作用，了解档案相关知识，加强档案资源的保护与利用，维护档案的完整与安全，充分发挥“为党管档，为国守史”的职责，更好地为社会提供服务。

6.关于档案工作，党和国家领导的重视程度

李瑞环：对历史负责、为现实服务、替未来着想。

胡锦涛：借助档案，我们可以更好地了解历史，把握现在，预见未来。

习近平：经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，离不开档案与档案工作。

二、档案法规普及

1.国家档案局令第8号（摘录）

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条 机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条 机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括：
(一)本机关制定的法规政策性文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条 定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

2.贯彻落实第8号令的意义

2006年12月18日，国家档案局发布了第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，这是近年来国家档案局发布的有关机关档案工作的一个重要业务文件。认真贯彻实施《规定》，对于正确界定机关文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，及时开展档案价值鉴定工作，确保国家档案资源的齐全完整，具有重要意义。

3.贯彻落实第8号令要解决三个关键性问题

（1）明确归档范围，一是要克服重“红头文件”轻“非红头文件”的观念；二是要以《规定》为约束，解决文件材料完整归档的问题。

（2）把握归档重点，一是反映单位主要历史面貌的文件材料；二是反映单位行政管理、行政执法活动的重要文件材料；三是反映单位主要职能活动的重要文件材料；四是反映单位人事活动的文件材料。

（3）合理确定保管期限，一是先分永久与定期；二是再分30年与10年

4.在制订《规定》时应注意的几个问题

（1）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的关系问题

（2）《规定》中没有列举到的怎么办,

（3）如何把握重要的和一般的？

5.各单位制订《规定》的方法

（1）深入实际，调查研究

（2）要以我为主，体现特色；以人为本，覆盖民生

（3）要反复论证，保证质量

（4）要分清责任，严格把关

三、文件材料的收集

1. 收集工作的含义

档案室接收本单位需要归档的文件材料。即文书部门和业务部门按照归档制度的要求，将办理完毕的文件材料，经系统整理后，移交给单位档案室集中统一管理。

收集工作的要求：科学组织、信息完整、结构优化、标准控制。

收集工作的依据：建立单位归档制度,包括：归档范围；归档时间；归档要求。

2.文件材料的归档范围

（1）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

（2）本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

（3）本单位需要贯彻执行上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。

（4）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

3.文件材料的不归档范围

（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（2）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（3）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

归档时间要求

（4）按年度归档：适合于文书档案、会计档案、业务档案等。

（5）按活动结束时间归档：适合于基建档案、设备档案、会议文件、专项检查等

（6）按工作阶段归档：适合于基建档案、科研档案等

（7）随时归档：适合于文书档案、照片档案、声像档案、电子文件、实物档案等

4.如何做好单位档案室的收集工作

（1）加强对归档制度的宣传。

（2）对文件形成的超前控制。

（3）对文件积累、归档的监督和指导。

（4）全面检查归档的质量。

（5）加强平时收集工作。

四、文件材料整理

1.含义：就是将处于零乱的和需要进一步条理化的文件材料，进行基本分类、组合、排列和编目，使之系统化的过程。

整理方法：传统整理方法——立卷；新的整理方法——组件

2.文件材料整理程序

从档案整理工作的全过程来看，主要包括：区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或组件）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。

整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件不同价值便于保管和利用。

（1）区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。

（2）全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。常见综合档案室档案分类为：按门类分为文书档案、科技档案、财会档案、业务档案、特种载体档案；按职能分为行政管理类、党群管理类、人事教育类、业务类、基本建设类、科研类、设备类、会计类、人事档案类、特种载体类。

（3）装订：将归档文件以件为保管单位进行固定。

（4）分类：将每份归档文件按年度、保管期限、组织机构或问题等分类方法进行分类。

（5）排列：按事由原则系统排列。

（6）编号：编写件号以固定每份归档文件序列。

（7）编目：编制归档文件目录。

（8）装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等。